Der perfekte Messeaufritt in 10 Schritten

Die Teilnahme an einer Messe ist vor allem für neue und wachsende Unternehmen eine wertvolle Chance, um das Interesse von potenziellen Investoren zu wecken und Neukunden zu gewinnen. Aber gerade für Start-ups ist die Präsentation des eigenen Profils auf einer Fachmesse oft völliges Neuland. Nicht selten fehlt den Unternehmen das Know-how, um Aufmerksamkeit zu erzielen, ohne dabei aufdringlich zu wirken. Von der Anmeldung der Teilnahme und der Erstellung des Tagungsprogramms über die Buchung der Unterkunft und die Planung der An- und Abreise bis hin zum Briefing der Mitarbeiter gibt es bei der inhaltlichen Vorbereitung einiges zu beachten – und zwar unabhängig von der Art der Veranstaltung oder des Unternehmens.

Inhaltsverzeichnis

Schritt 1: Wer, wie, was? – Stellen Sie die richtigen Fragen zur Messe

Die Teilnahme an Messen oder auch Fachmessen ist nur dann von Erfolg gekrönt, wenn Sie als Aussteller auch tatsächlich in Kontakt mit Interessenten zu kommen. Überlegen Sie sich deshalb bereits im Vorfeld, ob das gewählte Event diesem Ziel gerecht wird. Einen guten Anhaltspunkt liefert hierfür das von den Veranstaltern zur Verfügung gestellte Verzeichnis und die Messeunterlagen. Hierbei können Sie sich an folgende Checkliste halten:

Passt das Messethema zu den Produkten bzw. Dienstleistungen meines Unternehmens?
Erreiche ich meine Zielgruppe?
Sind die allgemeinen Besucherzahlen und der Bekanntheitsgrad ausreichend, um meine Messeziele zu erreichen?
Ist mein Mitbewerb ebenfalls vertreten?
Gibt es Unterstützung in Form von Messeplanung, Messebau, einem mietbaren modularen Messestand sowie Eventtechnik vonseiten der Messeorganisatoren?
Gibt es für Messebesucher bereits vorab Informationen zu den ausstellenden Firmen?

Schritt 2: Ihr Messeauftritt braucht ein passendes Marketing

Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Zeit vor Messebeginn effektiv zu nutzen, um über den eigenen Messeauftritt zu informieren: mit gezieltem Marketing – von Posts auf Facebook oder Xing, über Inserate in Zeitungen und Fachzeitschriften bis hin zum direkten Ansprechen eigener Kunden per E-Mail, Brief oder Telefon. Legen Sie auf die Messevorbereitung ebenso viel Wert wie auf die Nachbereitung.

Schritt 3: Die optische Gestaltung – Machen Sie Ihren Messestand zum Blickfang!

Ihr Messeauftritt lebt von der Individualität und Kreativität Ihrer Unternehmenspräsentation. Das Herzstück ist der Messestand, wobei ein lieblos gestalteter Stand seine Wirkung ebenso verfehlen wird wie ein Stand, der förmlich nach Aufmerksamkeit schreit. Versuchen Sie daher, sich zwar vom Mitbewerb abzuheben, aber dabei dezent und seriös aufzutreten. Jeder Experte rät, ein Messekonzept aufzusetzen, um Ihre Botschaft richtig zu vermitteln. Unabhängig von der Größe der Standfläche erzielen Sie bereits mit der richtigen Beleuchtung etwa von Octanorm erstaunliche Effekte: Bunte LED-Messestände in weichen Farben lenken die Blicke von Standbesuchern auf Ihr Exponat, ohne den Besucher direkt zu blenden. Verfügt Ihr Unternehmen über ein Firmenlogo oder ein eigenes Farbschema, sollte dies beim Standkonzept berücksichtigt werden. Sie steigern den Wiedererkennungswert Ihrer Firma bzw. Marke und können nahtlos an vorherige Marketingmaßnahmen oder Medienauftritte anknüpfen.

Schritt 4: Messe 2.0 – Setzen Sie auf Multimedia

Eine gute Möglichkeit, den potenziellen neuen Kunden an Ihren Messestand zu locken, ist es, multimediale Elemente zu integrieren. Der Einsatz von Touchscreens, Videos und Slide-Shows bietet den Besuchern ein interaktives Messeerlebnis für alle Sinne. Besonders geeignet sind Multimedia-Elemente, um technische oder informationsintensive Produkte zu präsentieren. Denn moderne Technik macht Ihre Unternehmenspräsentation für Besucher erlebbar: Sie können Produkte entweder direkt ausprobieren (z. B. bei Computerspielen oder Haushaltsgeräten) oder die Produktinformationen selbständig abrufen und so in Kürze entscheiden, was für sie interessant ist. Nicht ohne Grund zählen Lautsprecher, iPad Ständer und Monitore inzwischen zur Standardausrüstung vieler moderner Messestände. Hier gilt es, sich rechtzeitig mit dem Messebauer abzusprechen. Der Veranstalter rüstet den Messestand bei Bedarf passend für Ihre Standgröße mit den notwendigen Medien und Kommunikationseinrichtungen aus.

Schritt 5: Bürokratische Hürden vor dem Messeauftritt

Vor dem Start müssen einige bürokratische Hürden genommen werden:

Beantragen Sie Ausstellerausweise und Parkausweise.
Ihre Mitarbeiter haben damit kostenlosen Zugang zum Messegelände und können sich dort frei bewegen. Meist gibt es nur wenige Parkausweise, die Sie für Fahrten mit zusätzlichem Anliefergut nutzen sollten. Bilden Sie Fahrgemeinschaften, damit auch die übrigen Mitarbeiter noch in den Genuss der meist raren Parkplätze in Messenähe kommen können.
Füllen Sie eine Exponats-Beschreibung aus, die alle erforderlichen Angaben zu Abmessungen und Gewicht Ihres Messestands, Art Ihres Messeauftritts sowie die benötigten Medien enthält.
Auf Wunsch können Sie Security-Betreuung für Ihren Messestand buchen.

Schritt 6: Der frühe Vogel fängt den Wurm – Die passende Unterkunft

Die Messeunterlagen enthalten meist nicht nur Details zu Messe und Rahmenprogramm, sondern auch Informationen zu An- und Abreise sowie Hotels oder Privatunterkünfte. Je nach Region und persönlichen Vorlieben können Sie sich ggf. auch einen Caravan-Stellplatz auf einem Campingplatz in Messenähe reservieren. Gerade um die Buchung von Unterkünften sollten Sie sich frühzeitig kümmern, da es zu Messezeiten häufig schwierig ist, ein passendes Hotelzimmer zu finden und diese dann besonders teuer sind. Viele reservieren gleich für das Folgejahr zur nächsten Messe. Denken Sie daran, Zimmer immer schriftlich zu bestellen. Nutzen Sie auch die Zimmervermittlung der Messegesellschaften.

Schritt 7: Transport und Logistik

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Materialien und Ausstellungsstücke das Messegelände unbeschädigt und rechtzeitig erreichen. Den Transport von besonders sperrigen Exponaten übernehmen für gewöhnlich Speditionen, häufig in Zusammenarbeit mit dem Veranstalter. Da in manchen Fällen nur zugelassene Logistikunternehmen auf das Messegelände fahren dürfen, sollten Sie vorher klären, ob der von Ihnen beauftragte Betrieb die Erlaubnis hat.

Schritt 8: Seriosität und Freundlichkeit – Ihre Mitarbeiter repräsentieren Ihr Unternehmen

Die Vorbereitungen sind getroffen – nun brauchen Sie noch eine geeignete Standbetreuung: Das Standpersonal ist direkter Ansprechpartner und repräsentiert Ihr Unternehmen sowie die Produkte bzw. Dienstleistungen. Das Auftreten Ihrer Mitarbeiter kann den Messeerfolg entscheidend beeinflussen. Wählen Sie als Unternehmensführung souveräne Mitarbeiter, die sich freundlich, aber unaufdringlich verhalten und einen seriösen und gepflegten Kleidungsstil pflegen. Stellen Sie sicher, dass sie ihre Corporate Identity kennen.

Schritt 9: Neuigkeiten & Sonderangebote – Überraschen Sie die Messebesucher

Ihre Präsentation ist erfolgreich, wenn es Ihnen gelingt, Ihren Standbesuchern und Interessenten einen echten Mehrwert zu bieten. Setzen Sie auf den Reiz des Neuen, beispielsweise mit neuen Produkten, Innovationen oder Sonderangeboten. Begeistern Sie mit einer außergewöhnlichen Darbietung, einem Hingucker oder einer Sonderaktion. Auch ein Firmenfremder, aber Branchenkenner kann Messebesucher aktivieren und an Ihren Stand locken.

Schritt 10: Bleiben Sie in Erinnerung… mit Flyern und Give-aways

Die Besucher nehmen eine Vielzahl an Eindrücken von einer Messe mit nach Hause. Damit Ihr Auftritt nachhaltig in Erinnerung bleibt, sollten Sie ein wenig nachhelfen: Klassische Gaben sind Flyer, Broschüren, Visitenkarten. Neben der gedruckten Form sind auch digitale Versionen heute weitgehend üblich. Effektiver sind kleine Werbegeschenke, wie ein USB-Stick mit Firmenlogo, eines ihrer Produkte in Miniform, ein mit Firmenlogo bedruckter Stift, Schreibblock, Beutel oder ein Becher und anderes mehr. Die Kosten halten sich in Grenzen, aber der Effekt ist groß. Schließlich sehen auch andere Messebesucher, wenn jemand beispielsweise mit einem Beutel mit Ihrem Firmenlogo herumläuft. Und nach der Messe werden sich potenzielle Neukunden oder Investoren durch die kleinen Präsente an Ihren Betrieb oder Ihre Marke erinnern.

Aktuelles Corona-Update: Messeauftritt nur mit Abstands- und Hygienekonzept

Nachdem im Frühjahr 2020 wegen COVID-19 das Messegeschehen weltweit auf nahezu Null heruntergeschraubt worden war, finden inzwischen wieder einige Ausstellungen statt. Für Ihren Messeauftritt in Corona-Zeiten benötigen Sie nun ein Standkonzept, das es erlaubt, die erforderlichen Abstände einzuhalten:

Legen Sie Ihre Messefläche großzügiger als bisher an.
Planen Sie mehr Raum um Ihre Ausstellungsstücke, eventuell reduzieren Sie deren Anzahl.
Stellen Sie berührungsfreie Infopunkte auf.
Führen Sie Ihre Besucher möglichst in Einbahnwegen über den Messestand.
Gestalten Sie Treppen bzw. Stufen ausreichend breit für Begegnungen.
Sorgen Sie für mindestens 1,50m Abstand auf den Gängen und an den Besprechungstischen.
Trennen Sie Besprechungstische mit Sicherheitsfolie oder -glas ab.
Vermeiden Sie geschlossene Messeräume, wie Besprechungszimmer oder Standküchen.
Kennzeichnen Sie Wege und Abstände deutlich.

Für bestmögliche Hygiene sollten Sie außerdem Folgendes beachten:

Stellen Sie Desinfektionsmittel bereit.
Halten Sie Mund- und Nasenschutzmasken vor.
Reinigen und desinfizieren Sie regelmäßig Ihre Exponate sowie das Besprechungsmobiliar.
Verzichten Sie auf Händeschütteln und engen Kontakt.
Halten Sie Ihre Standmitarbeiter an, regelmäßig die Hände zu waschen.
Verzichten Sie auf Snacks und Süßes aus offenen Gebinden. Der Messecaterer kann Ihnen ein regelkonformes Angebot unterbreiten.
Standpartys sind derzeit nicht zugelassen.
Vereinbaren Sie mit interessierten Messebesuchern im Vorfeld feste Termine.
Notieren Sie Name und Telefonnummer aller Standbesucher sowie Datum und Zeitraum.

Fazit: Gut vorbereitet zum erfolgreichen Messeauftritt

Eine Messe ist und bleibt auch in Corona-Zeiten eine optimale Gelegenheit, den Bekanntheitsgrad der eigenen Produkte und Dienstleistungen zu steigern, Stammkunden über Produktneuheiten zu informieren oder neue Kunden und Investoren anzusprechen. Es ist eine wertvolle „Verkaufshilfe“, dass Besucher Exponate selbst in Augenschein nehmen können oder sogar ausprobieren dürfen. Von unschätzbarem Wert sind die persönlichen Gespräche auf einer Messe: sowohl mit den Standbesuchern, um sie zu überzeugten Kunden zu machen, als auch mit Kollegen, um Erfahrungen auszutauschen und einen Marktüberblick zu bekommen. Die richtige Planung und Vorbereitung sind dabei das A und O. Mit diesen 10 Tipps plus aktueller Corona-Messestandhinweise steht dem erfolgreichen Messeauftritt nichts mehr im Wege.