Zu einem erfolgreichen Messeauftritt gehört auch der reibungslose Transport, Auf- und Abbau Ihres Messestands. Eine gute Vorbereitung kann wesentlich dazu beitragen. Planen Sie weit genug im Voraus, das erspart Ihnen Hektik und Improvisation vor allem in der Aufbauphase. Nutzen Sie die Erfahrungen der letzten Messe, um Ihre Checkliste anzupassen, wenn Sie sich im weiten Teilen selbst um alles rund um Ihren Messeauftritt kümmern wollen.
Inhaltsverzeichnis
Erleichtern Sie Ihrem Messebauteam die Arbeit
Erkundigen Sie sich, welche Vorgaben bei der jeweiligen Messegesellschaft und zur gewünschten Veranstaltung bestehen: Das sind zum einen erlaubte und mögliche Maße – insbesondere hinsichtlich der Höhe – für Ihren Messestand. Für Installationen und Traversen bestehen allgemeingültige sicherheitstechnische Vorschriften, aber es kann auch Sonderregelungen geben, etwa wenn es sich um eine alte Messehalle handelt. Zum anderen ist es wichtig, ortstypische Vorschriften zum Brandschutz, zum Umgang mit Flüssigkeiten, zum eingesetzten Material oder zur sicheren Befestigung zu kennen. Mit diesem Grundwissen können Sie einen Messestand planen, der sich ohne Abstriche umsetzen lässt. Und Ihr Team weiß, warum der Auf- und Abbau des Messestands auf diese Weise erfolgen muss.
Sorgen Sie für reibungslose Logistik
Es beginnt mit der Anlieferung: Erfragen Sie, wo Ihre Lieferfahrzeuge parken können, während sie warten, beispielsweise, weil sie bereits in der Nacht eingetroffen sind. Bringen Sie in Erfahrung, wie groß das Lieferfahrzeug sein darf, damit es Brücken, Toreingänge oder Türstürze passieren kann. Gibt es Treppen, Aufzüge, Engstellen, Höhenbegrenzungen, die sich beim Transport Ihres Messeguts zum Messestandplatz nicht vermeiden lassen? Planen Sie die erforderlichen Transportgeräte wie Rollwagen, Hubwagen oder CC-Karren ein, damit sie zur Messe frei verfügbar sind. Eventuell benötigen Sie für den Auf- und Abbau des Messestands einen Radlader oder ein Spezialfahrzeug – oftmals können Sie sie bei der Messegesellschaft leihen. Bitte melden Sie Ihren Bedarf rechtzeitig an. Klären Sie auch die Frage, was mit dem Material für die Verpackung passiert: Nimmt Ihr Messeteam es wieder mit? Was können Sie vor Ort entsorgen? Vielleicht möchten Sie etwas zwischenlagern, weil es nach der Messe erneut verwendet wird.
Organisieren Sie den Auf- und Abbau des Messestands
Was Sie leider nicht beeinflussen können, ist das Gedränge während der Aufbauzeiten. Aber bei einigen Messen können Sie Einfahrzeiten buchen. Füllen Sie die erforderlichen Papiere bereits vor der Anfahrt aus. Sofern eine Fremdspedition anliefert, versorgen Sie sie mit den nötigen Unterlagen, vor allem mit einer genauen Lageskizze, da Messegelände meistens vielverzweigt und daher für Einmalnutzer nicht sofort erfassbar sind. Geben Sie dem Fahrer unbedingt die Telefonnummer Ihres Messeteamansprechpartners vor Ort mit. Nervenschonend ist es auch, wenn Sie ihm zuvor die Einfahrkaution passend geben. Beachten Sie, dass bei manchen Messen die Kaution an die Einhaltung einer Anlieferzeit gebunden ist und bei Zeitüberschreitung komplett bezahlt werden muss. Auch der Ansprechpartner vor Ort sollte eine Telefonnummer des Fahrers haben, damit die zwei direkt kommunizieren können.
Falls der Messestand nicht komplett in einem Stück angeliefert wird, regeln Sie, welche Teile in welcher Reihenfolge gebraucht werden. Das sollte übrigens auch beim Beladen des Lkw berücksichtigt werden. Dann kann das Messeteam mit den Gerüst- oder Konstruktionsbauten beginnen, und die Messemöbel stehen derweil nicht im Weg. Bedenken Sie, dass der Messegang durch das Messegut aller Aufbauer sehr voll ist und noch Platz für Fahrzeuge frei bleiben muss. Ihr Messegut muss also möglicherweise direkt auf Ihrem Messestand abgestellt werden. Da sind eine Beschriftung und ein Aufbauplan hilfreich.
Regeln Sie Details für den Standaufbau
Ihr Messebauteam kümmert sich vor Ort um die Verlegung des Messebodens (falls nicht beim Messeservice bestellt und bereits verlegt), den Aufbau des Messestands und die Möblierung. Sofern Ihr Team mit Abhängungen nur begrenzt Erfahrung hat, können Sie bei den meisten Messen einen Service buchen, der Montage und Installation übernimmt und natürlich auch die Demontage. Gleiches gilt für Stromanschlüsse und Wasserversorgung, sofern sie über das übliche Maß hinausgehen. Ansonsten sorgt ihr Messeteam selbst für Traversen, Deckenbanner und Leuchtwände sowie Messedisplays, Messetheken und Plakatrahmen. Es setzt Stromanschlüsse an den richtigen Stellen, installiert die Beleuchtung des Messestands und schließt die beleuchteten Werbemittel an. Auch TV-Bildschirme, Tablets oder andere Medientechniken werden mit Strom versorgt, am besten so, dass die Leitungen wenig auffallen und keine Stolpersteine darstellen. Wichtig ist immer öfter auch eine Internetverbindung am Stand. Bei einem Messestand mit hohem Einsatz an Medientechnik, Licht oder Sound, ist es sinnvoll, einen Stromzähler zwischenzuschalten. Sofern er nicht bereits bei Ankunft am Stand liegt, können Sie ihn im Servicebüro abholen.
Haben Sie einen barrierefreien Messestand geplant, sollte Ihr Messebauteam beim Aufbau kontrollieren, ob alle Durchgänge tatsächlich weit genug sind und ob es noch Hindernisse gibt, die sie beseitigen können. Wenn Sitzmöglichkeiten und Tische, Theke sowie Werbeträger, Displayständer, Messevitrinen, Infoschilder, Roll-Ups usw. aufgestellt sind, können die Produkte sowie Prospekte, Werbematerialien und Give-aways kommen. Auch etwas Deko gehört dazu, wobei Pflanzen einem Messestand eine schöne Atmosphäre verleihen können. Achten Sie beim Transport auf schonende Verpackung und vergessen Sie während der Messe nicht, gelegentlich zu gießen.
Vom schnellen Kaffee zum eigenen Catering
Meistens gehört zu einem Messestand zumindest ein Räumchen, das als Abstellraum, Garderobe, Lagerraum und Kaffeeküche dient. Dann stellen sich die Fragen: Gibt es Haken für unsere Jacken? Woher holen wir das Frischwasser? Haben wir einen Eimer für das Brauchwasser? Wo ist eine Steckdose für die Kaffeemaschine oder Mikrowelle? Haben wir Platz für ein paar Getränkekisten und Gläser für uns und unsere Kunden? Bestenfalls gehört zum Messestand eine eigene Küche, so dass dann ein Wasseranschluss und -abfluss sowie ein Stromanschluss für den Herd oder Ofen anzulegen sind. Gibt es auch ein Heißwassergerät? Achten Sie auf die erforderliche Ampèrezahl. Im Übrigen sind Sie fein raus, wenn Sie eine mobile Messeküche nutzen.
Genügen Tassen und Teller für den eigenen Bedarf oder möchten Sie Ihre Kunden bewirten? Nächste Frage: Gibt es nur etwas Obst, Süßigkeiten oder Gebäck oder einen Imbiss, einen Snack oder sogar mehr? Fast alles lässt sich im Voraus bestellen und zum verabredeten Termin mit allem nötigen Geschirr und Zubehör anliefern. Das können Sie meistens bei Partnerfirmen der Messe direkt ordern. In Ihrem Messestandplan sollten Sie berücksichtigen, wo das Catering erfolgen soll, damit dann Abstellmöglichkeiten vorhanden bzw. schnell zu schaffen sind. Vielfach ist ein Barmixer oder ein Koch ein Highlight am Messestand, um Kunden anzulocken und in eine lockere Stimmung für ein Geschäftsgespräch zu versetzen.
Bei der Messestandbuchung gleich mitbestellen
Bereits im Voraus können Sie Versicherungen für Ihr Messegut und Ihr Messepersonal abschließen. Nutzen Sie ganz nach Ihrem persönlichen Gefühl für das Risiko die Angebote für Transportschäden (insbesondere mit Fremdspeditionen), für Diebstahl (vor allem für Ihre Medientechnik), für Feuer oder zur Haftpflicht. Das Messe(bau)team sollte wissen, welche Versicherungen bestehen.
Besorgen Sie die erforderliche Anzahl an Ausstellerausweisen und Parkausweisen für Ihr Messebauteam. Überlegen Sie, ob Sie auch für Übernachtungen vorbuchen sollten. Wie ist es mit der Verpflegung des Messebauteams? Versorgen sie sich selbst? Sie könnten auch ein Crewcatering bestellen.
Falls Sie für Ihren Messestand eine Standbewachung wünschen, so können Sie einen Antrag bei der Messegesellschaft stellen. Außerdem hält dieser Service Messehostessen, Moderatoren, Dolmetscher oder Produkt-Präsenter bereit. Sie können das Personal auswählen und die Verträge ausfüllen. Oftmals ist es sinnvoll, sich das Abgesprochene nochmals vor Ort bestätigen zu lassen. Suchen Sie dafür einfach das Servicebüro der Messe auf.
Ganz wichtig ist, dafür zu sorgen, dass jeden Abend der Müll Ihres Messestands entsorgt wird. Fällt sehr viel an, ist das nicht im allgemeinen Service inbegriffen. Möglicherweise möchten Sie auch, dass Ihr Stand allabendlich gereinigt wird, zumindest, dass jemand Staub saugt. Das kann ebenfalls der Messeservice für Sie übernehmen. Er kommt nach Messeschluss, so dass Ihr Standpersonal nicht noch länger verbleiben muss, sondern das ein oder andere Messetreffen aufsuchen oder sich einfach für den nächsten Messetag erholen kann.
Fazit:
Wenn ein Messeauftritt gut geplant ist, dann ist auch der Auf- und Abbau des Messestands unproblematisch. Unvorhergesehenes lässt sich besser abpuffern und alle wissen, wer die Ansprechpartner sind. Kleine Widrigkeiten während der Aufbau- bzw. Abbauphase führen nicht zu Stress und Hektik, weshalb alle Arbeiten zu einem perfekten Messeauftritt führen.
