Messeauftritt im Ausland geplant? – Diese Punkte sollten Sie beachten!

Ist eine Messe im Inland je nach Größe bereits eine logistische Meisterleistung, müssen Sie bei der Planung Ihres Messestandes im Ausland deutlich mehr beachten. Neben den bekannten zu meisternden Hürden können im Ausland spezielle Regelungen oder Gesetze gelten, nach denen Sie und Ihr Unternehmen sich zu richten haben. Weite Transportwege und der Versand per Schiff oder Luftfracht müssen genaustens koordiniert sein. Unbedingt müssen Sie Zollformalitäten, Versanddauer und Transportkosten im Blick behalten! Der Messebau im Ausland kann einen erheblichen Mehraufwand für Sie und Ihre Abteilung bedeuten. Beachten Sie jedoch einige Grundregeln zum Messebau im Ausland und legen bereits während der Planung Ihr Augenmerk auf Ablauf und Abwicklung, steht dem erfolgreichen Auftritt Ihrer Firma im Ausland nichts mehr im Wege!

Planung ist alles!

Bereits die Teilnahme an einer Messe im Inland erfordert Planungsaufwand. Im Ausland kommen jedoch noch einige Punkte hinzu, die entscheidend sind, ob Sie als Aussteller überhaupt teilnehmen können und inwiefern Sie Ihren Auftritt abschließend als Erfolg verbuchen können.

• Denken Sie rechtzeitig an die Buchung von Flügen und Hotels.
• Müssen Visa zur Teilnahme an der Messe beantragt werden?
• Sind Schutzimpfungen nötig?
• Gibt es in Zeiten von Corona Zugangsbeschränkungen?
• Sind aktuelle Testzertifikate erforderlich?
• Wann müssen Sie das Material und die Produkte spätestens versenden?
• Wie sind die versendeten Waren beim Zoll zu deklarieren?
• Woher bekommen Sie die benötigten Frachtpapiere?
• Welche kulturellen Unterschiede müssen Sie beachten?

Die frühzeitige Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln

Sie kennen es aus Erfahrung: Während einer großen Messe sind alle Hotels in der näheren Umgebung ausgebucht. Außerdem steigen die Übernachtungspreise zu Messezeiten erheblich an. Hinzu kommen häufige Preisänderungen für Flüge und den Transport vom Flughafen zum Hotel. Darum müssen Sie bei der Planung zur Teilnahme an einer Messe im Ausland besonders frühzeitig mit den organisatorischen Arbeiten beginnen. Flüge werden in der Regel nicht billiger, und auch die Hotels möchten vom der Messe profitieren. Bedenken Sie zudem, dass sich durch mögliche Sprachbarrieren deutliche Schwierigkeiten beim Transport vom Flughafen zum Hotel und von dort zur Messe ergeben können. Bei einer mehrtägigen Messe in Verbindung mit einem Hotel, welches weit vom Messegelände entfernt ist, lohnt es sich, Preise für Busse, Taxen oder private Fahrdienste zu vergleichen. Allgemein kann es hilfreich sein, auf einen Dolmetscher zurückzugreifen oder einen Kollegen mit entsprechenden Sprachkenntnissen in die Planung einzubeziehen.

Welche Visa brauche ich, um an einer Messe im Ausland teilzunehmen?

Ob und welches Visum erforderlich ist, hängt davon ab, in welchem Teil der Welt Sie die Teilnahme an einer Messe planen. Als Bürger der Europäischen Union genießen Sie Freizügigkeit im gesamten EU-Gebiet. Hier sind für den kurzen Aufenthalt, während der die Messe stattfindet, keine Visa notwendig. Die wichtigsten Länder, für die Sie bei der Einreise ein Visum benötigen, sind China, die Türkei, Russland, Indien und Pakistan. Weiterhin verlangen nahezu alle Länder Afrikas und Asiens sowie einige Länder Südamerikas die Beantragung eines Visums für die Zeit Ihres Aufenthaltes.

Denken Sie an hohe Versandkosten und lange Transportwege

Je nach Größe des geplanten Messestandes und Art der Branche benötigen Sie mehrere Container, um alle Materialien und Ausstellungsstücke zu versenden. Der Versand als Luftfracht ist deutlich teurer als der Transport per Schiff, Bahn oder Lkw. Der reine Transport geschieht meist innerhalb eines Tages, verlangt jedoch Vorlaufzeit und freie Kapazitäten beim Logistikunternehmen. Hier zeigt sich erneut, dass sich durch die frühzeitige Planung ein erhebliches Potenzial zur Einsparung Ihrer Kosten ergibt. Der Versand über den Seeweg dauert länger, ist jedoch deutlich günstiger. Bei der Berechnung der Versandzeit müssen Sie in jedem Fall mit langen Vorlaufzeiten rechnen. Die Kapazitäten der Reedereien und Logistikunternehmen sind begrenzt. Nicht jeden Tag verlässt ein Containerschiff den Hamburger Hafen in jeden Teil der Welt!

Wie sind Material und Produkte beim Zoll zu deklarieren?

Um Waren nur vorübergehend im Ausland zu nutzen, dient die Carnet ATA als temporäre Erlaubnis zur Aus- beziehungsweise Einfuhr von Gebrauchsgütern. Dieses von 77 Ländern anerkannte Zolldokument erleichtert die Arbeit von Ausstellern im internationalen Messebau. In Deutschland stellen die zuständigen Industrie- und Handelskammern diese Dokumente aus. Entscheidend für die Erstellung der temporären Erlaubnis ist der Verwendungszweck – in Ihrem Fall also für eine Messe im Ausland – und die Plausibilität Ihrer Angaben. Ein Carnet ATA beschleunigt die Ein- und Ausfuhr und verhindert größere Probleme bei der Zollabfertigung. Ob Ihr Zielland Teil dieses Abkommens ist, erfahren Sie bei der Zollbehörde oder Ihrer Industrie- und Handwerkskammer.

Übergangsphase in Großbritannien

Weil zwischen der EU und Großbritannien durch den Brexit eine neue Zollgrenze entstanden ist, ergeben sich nun schrittweise neue Formalitäten. So fallen für alle Einfuhren vollständige Zollanmeldungen und Kontrollen an. Vereinfachte Zollerklärungen oder Dokumente nachzureichen, genügt nicht mehr. Für Lebensmittel tierischen Ursprungs sowie für Pflanzen sind ab Juli 2022 Gesundheitszeugnisse Pflicht. Manche dürfen nicht mehr eingeführt werden. Bestimmte Waren bedürfen Begleitdokumenten, beispielsweise Konformitätserklärungen für Maschinen. Dadurch können sich Wartezeiten und Verzögerungen an der Grenze ergeben, die Sie unbedingt einplanen sollten. Betroffen sind alle Warenverkehre und Dienstleistungen. Zollabfertigungen wird es auf beiden Seiten des Ärmelkanals und auf der irischen Insel geben für Berufsausrüstung, Lagerbewegungen, Messegüter, Reparaturen und Rückwaren. Die Einfuhrgenehmigung und Zollabgaben lassen sich über das elektronische Zollsystem ATLAS vornehmen. Für Messen wird voraussichtlich das Carnet ATA. benötigt. Auch Dienstleistungen werden anderen Regeln unterliegen als im EU-Binnenmarkt. Noch ist nicht klar, ob künftig auch Visa und Arbeitserlaubnisse erforderlich sind.  Prüfen Sie, ob Sie unter Umständen auch eine neue Einfuhrgenehmigung für Ihre Ware brauchen. Die Zollbehörde von Großbritannien HMRC (Her Majesty Revenue und Customs) hat zwar mit TSP (transitional simplified procedures) ein vereinfachtes Verfahren erlassen, das allerdings nur für in Großbritannien Ansässige mit UK EORI-Identifizierungs-Nummer nutzbar ist.

Welche kulturellen Unterschiede gibt es und wie bereiten Sie sich am besten darauf vor?

Andere Länder, andere Sitten. Sie sind Gast und haben sich an die in Ihrem Zielland geltenden Gesetze, Bestimmungen und Gepflogenheiten zu halten. Schließlich möchten Sie sich und Ihr Unternehmen von der besten Seite präsentieren. Dazu gehört ein anständiger Umgang mit kulturellen Unterschieden. Dank Internet und fortschreitender Globalisierung finden Sie zu jedem Land auf der Welt hilfreiche Ratschläge, die weit über die klassischen Tipps und Tricks der Reiseführer hinausgehen.

Tipp: Im Zuge eines Sprachkurses lernen sie meistens nicht nur die entsprechende Sprache und können sich vor Ort besser verständigen. Normalerweise beinhaltet ein Sprachkurs bei einem seriösen Anbieter auch immer ein Modul, welches kulturelle Eigenheiten eines Landes oder einer Region beinhaltet.

Denken Sie an die Kleinigkeiten!

Je größer und motivierter Ihr Team ist, desto mehr Köpfe denken mit. Dabei ist es wichtig, sich nicht nur auf die Mitglieder der Marketingabteilung zu verlassen. Beziehen Sie unbedingt alle Beteiligten mit in die Planung ein! Bilden Sie Teams, die mit Ihrem Fachwissen punkten können. Während die Logistiker in Ihrem Unternehmen sich um Versand und Zoll kümmern, denken Elektriker und Messebauer an Dinge wie Adapter und Netzteile, um die unterschiedlichen Spannungen der Stromnetze zu kompensieren. Checklisten helfen, nichts zu vergessen. Denn ein Päckchen per Express mag innerhalb der eigenen Grenzen nicht so sehr zu Buche schlagen, kostet jedoch Zeit und viel Geld im internationalen Versand um die halbe Welt.

Fazit zum Messeauftritt im Ausland

Wie Sie leicht erkennen können: Die Planung ist alles. Dies gilt für die Teilnahme an einer Messe im Ausland ganz besonders. Lange Transportwege und hohe Versandkosten sowie interkulturelle Differenzen verlangen Ihnen und Ihrem Team besonders viel Aufmerksamkeit ab. Trotzdem sind internationale Messen eine großartige Chance, neue Märkte zu erschließen, sich der Weltöffentlichkeit zu präsentieren und neue Handelspartner für sich zu gewinnen.

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Quellen:

/isyfair.de/blog/teilnahme-an-messen-im-ausland-worauf-ist-zu-achten/

auma.de/de/ausstellen/recht/Messevisum

freightos.com/de/freight-resources/air-freight-vs-ocean-freight-making-the-decision/

hellotax.com/blog/de/amazon/fba/versand-usa-deutschland/

de.wikipedia.org/wiki/Carnet_ATA

zoll.de/DE/Fachthemen/Zoelle/Zollverfahren/Voruebergehende-Verwendung/Carnet-ATA/Allgemeines/

dbh.de/wp-content/uploads/2020/02/Brexit_Whitepaper_02_Harter_Brexit.pdf

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