Der eigene Messeauftritt kann einem Unternehmen eine Fülle von Vorteilen bringen. Messen gelten nach wie vor als eines der wichtigsten Marketinginstrumente. Kaum eine andere Strategie bietet so zahlreiche Möglichkeiten, sich einer breiten Öffentlichkeit und Fachbesuchern zu präsentieren. Hier gelingt es meist, erfolgversprechende Maßnahmen umzusetzen, Neukunden zu akquirieren und die Bestandskundenpflege zu optimieren. Das alles gibt es leider nicht umsonst. Ein Messeauftritt ist in der Regel mit relativ hohen Kosten verbunden. Daher ist es von großer Bedeutung, die erforderlichen Investitionen sorgfältig abzuwägen. Am besten gelingt dies mit einer gut durchdachten Budgetplanung.
Inhaltsverzeichnis
Das A&O – ein aussagekräftiger Messeauftritt
Statistiken besagen, dass Unternehmen ca. vier Messen im Jahr besuchen. Nirgends sonst ist es zuverlässiger zu realisieren, die angestrebte Zielgruppe zu erreichen. Nirgends sonst kann man seine Dienstleistungen bzw. sein Produktportfolio so ausführlich vorstellen und natürlich auch verkaufen. Um die maximale Effizienz zu erzielen, sind eine gründliche Vorbereitung und eine exakte Kalkulation der Kosten unabdingbar. Doch wie sieht eine solche Kostenberechnung eigentlich aus?
Mit diesen Kosten müssen Messeaussteller rechnen
- die Planung
- Werbeetat für Flyer etc. und andere Marketingmaßnahmen
- die Miete für den Messestand
- das Messeequipment
- das Messedesign
- der Transport
- der Auf- und Abbau
- die Reinigung
- Nebenkosten wie Versicherungen etc.
- Verbrauchskosten wie Strom, Wasser und die Nutzung von diversen Diensten
- das Personal
Die Kosten stets im Blick behalten
Viele Unternehmen lagern einige der mit dem Messeauftritt verbundenen Aufgaben gerne aus und beauftragen z. B. einen Messebauer, ein Logistikunternehmen oder einen Marketingexperten. Wichtig ist es bei allen Planungen, sich von verschiedener Seite Angebote unterbreiten zu lassen und diese miteinander zu vergleichen. Eine Checkliste hilft dabei, dass nichts vergessen wird und ermöglicht eine gute Kostenkontrolle. Empfehlenswert ist darüber hinaus, Firmen mit den anfallenden Aufgaben zu betrauen, die mehrere Bereiche gleichzeitig abdecken können. So gibt es zum Beispiel Messebauer, die sich auch mit einer ansprechenden Dekoration auseinandersetzen, sodass Sie nicht noch einen zusätzlichen Dekorateur beauftragen müssen.
Unser Tipp: Beauftragen Sie einen Ihrer Mitarbeiter mit der Projektleitung. Gemeinsam mit einem Team sollte er Sorge dafür tragen, die Kosten nach Möglichkeit zu minimieren.
Auf welche Kostenfallen Sie achten sollten
Bei Abschluss des Mietvertrages für den Messestand sollten Sie unbedingt auf vertragliche Klauseln achten. Viele Messebetreiber bestehen darauf, dass einige Dinge nur von den von Ihnen ausgesuchten Unternehmen ausgeführt werden dürfen. Gerade bei internationalen Messen ist es durchaus üblich, dass Sie sich mit der Übernahme einiger Leistungen durch die Messeleitung einverstanden erklären. Häufig ist hiervon z. B. das Catering betroffen. Wenn Sie bei einer entsprechenden vertraglichen Bindung ein eigenes Unternehmen beauftragen, kann dies zu erheblichen Vertragsstrafen führen.
Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen. So lassen sich nicht nur unnötiger Stress vermeiden, sondern auch Kosten einsparen. Viele Dienstleister wie z. B. Messebauer wissen genau, dass Ihre Nerven bei auslaufenden Fristen blank liegen. Der Termin der Messe rückt näher und Sie benötigen dringend Hilfe. Da kann es schon mal sein, dass die Preise nach oben schnellen. Das hat aber nicht immer nur damit zu tun, dass die Unternehmen Ihre Notlage ausnutzen möchten. Oft ist es für sie sehr viel schwieriger, solche Aufgaben kurzfristig einzuplanen und fristgerecht zu erledigen. Ein Risiko, das sich in den veranschlagten Kosten spiegelt.
Welches Budget ist erforderlich?
Einige der Positionen für die Messeplanung lassen sich anhand von Erfahrungswerten in etwa nach ihrem prozentualen Anteil an den Gesamtkosten aufschlüsseln. Eine grobe Faustregel für eine erste Kalkulation besagt, dass der Gesamtaufwand für den Messeauftritt etwa sechs- bis achtmal höher ist als die anfallende Standmiete.
Die Planung
Für die Planung selbst fallen meist nur die eigenen Personalkosten an. Hier lässt sich nur schwer ein Richtwert ermitteln, da dieser zu stark von den jeweiligen Ansprüchen abhängt. Diese Kosten werden daher dem Kostenfaktor Personal zugeordnet.
Werbeetat für Flyer etc. und andere Marketingmaßnahmen
Ohne Visitenkarten, Flyer, Give-aways und Co. geht es nicht – die Kosten für Werbemittel liegen nach allgemeinen Schätzungen bei ca. 6 % der Gesamtkosten.
Die Miete für den Messestand
Die Standmiete liegt bei ca. 20 % der Gesamtkosten. Pro Messetag fallen hier ja nach Messebetreiber und Größe der Messe kosten von bis zu ca. 200 EUR oder auch mehr pro Quadratmeter und Messetag an. Ein Messestand in exponierter Lage ist in der Regel teurer als ein abseits gelegener Stand. Ob es ratsam ist, hier zu sparen, will wohl überlegt sein.
Das Messeequipment
Es empfiehlt sich, hier zu wiederverwendbaren Elementen zu greifen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, mit einer entsprechenden Ausstattung hohe Kosten zu sparen.
Das Messedesign, der Transport, der Auf- und Abbau und die Reinigung
Diese Punkte wurden zusammengefasst, da diese Aufgaben sehr oft kombiniert von Messebauern angeboten werden. Sie betragen ca. 30 % der Gesamtkosten. Es lohnt sich durchaus, diese Arbeiten aus einer Hand von einem zuverlässigen Messebauer erledigen zu lassen. Das hält Ihnen den Rücken frei, um sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren zu können. Solche Nebenbaustellen führen oft dazu, dass andere wichtige Dinge in Vergessenheit geraten. Wer möchte und über entsprechende Erfahrungen verfügt, worauf es beim Messebau ankommt, kann aber auch gerne selbst Hand anlegen.
Nebenkosten
Dieser Kostenfaktor fällt nicht besonders hoch aus. Wer hier spart, tut sich daher keinen Gefallen. Wer darauf vertraut, es wird in den wenigen Messetagen schon nichts passieren, kann dies im Zweifelsfall mit dem Konkurs seines Unternehmens bezahlen. Kommt es zum Beispiel zu einem Personenschaden, kann es sehr teuer werden.
Verbrauchskosten wie Strom, Wasser und die Nutzung von diversen Diensten
Ein Messestand ohne Strom? Undenkbar! Auch Wasser ist eine gute Sache. Insbesondere dann, wenn Sie ein Catering anbieten. Hinzu kommen eventuell Gebühren für die GEMA oder einen Internetanschluss. All diese Dinge dienen dazu, den Messestand perfekt in Szene zu setzen und Ihren Messeauftritt zu optimieren,
Das Personal
Zu den Personalkosten zählen die Lohnkosten, aber auch Reisekosten wie die Verpflegung, die Unterbringung und eventuelle Fahrtkosten. Zu den üblichen Personalkosten kommen meist noch Überstunden- und Wochenendzuschläge hinzu.
Fazit zur Budgetplanung eines Messeaufftritts
Wenn Sie einen Messeauftritt planen, sollten Sie frühzeitig mit der Entwicklung eines tragfähigen Konzeptes beginnen. Um die maximale Effizienz zu generieren, ist es wichtig, dass Sie alle Kosten im Blick haben und sich durch Preisvergleiche entsprechende Einsparungen sichern. Bedenken Sie aber stets, dass Kostenreduktion zwar eine gute Sache sein kann, aber nicht muss. Wer zu viel spart, riskiert seine Performance nicht optimal zu gestalten. Ein Messestand ist mehr als nur ein Ort, an dem Produkte oder Dienstleistungen präsentiert werden. Er sollte im Idealfall ein Platz sein, an dem sich die Besucher rundum wohlfühlen. Ihre Gäste sollten Ihr Unternehmen mit einem positiven Erlebnis verknüpfen und gerne im Gedächtnis behalten.
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