Messeplanung - Checkliste für Ihre Vorbereitung

In Deutschland wurden jährlich bis zu Beginn der Corona-Pandemie zwischen 160 und 180 Messen zu unterschiedlichsten Themenbereichen organisiert. Dort präsentierten sich im Schnitt rund 180.000 Aussteller, deren Angebote von rund zehn Millionen Besuchern in Augenschein genommen wurden. Experten gehen davon aus, dass nach dem Ende der Pandemie eine Vielzahl der Messen auch wieder zurückkommen wird. Trotz der vielen digitalen Angebote werden die Messen wichtige Marktplätze bleiben, auf denen Produkte und Dienstleistungen vorgestellt sowie wichtige neue Geschäftsbeziehungen angebahnt werden. Wenn auch Sie Ihre Produkte, ihre Marken oder Ihr Unternehmen bekannter machen wollen, tragen Sie sich vielleicht auch mit dem Gedanken, demnächst eine Messe besuchen zu wollen. In den folgenden Zeilen geben wir Ihnen die wichtigsten Tipps, was man vor solch einem Besuch alles berücksichtigen sollte.

Inhaltsverzeichnis

Ziele definieren

Wer auf einer Messe einen Auftritt beabsichtigt, der muss dieser in jedem Fall eine umfangreiche Planung vorausgehen lassen. Am Anfang dieser Planung steht immer die Definition der eigenen Ziele. Denn nur, wenn Sie Ihre Ziele kennen, können Sie diese auch erreichen. Mögliche Ziele auf einer Messe können sein: ein Unternehmen bekannter zu machen, eine Marke bekannter zu machen, neue Produkte vorzustellen, Personal zu gewinnen oder neue Netzwerke zu knüpfen und neue geschäftliche Beziehungen zu etablieren. Schreiben Sie diese Ziele in jedem Fall auf, besprechen Sie diese mit allen Beteiligten, die an dem Messeauftritt mitwirken sollen, und diskutieren Sie, was realistisch ist und was nicht.

Wie finde ich die passende Messe?

Sind die Ziele definiert und mit allen abgestimmt, geht es daran, die richtige Messe zu finden. Schließlich sind Sie auf der Suche nach genau dem Fachpublikum, welches zu Ihrem potentiellen Interessentenkreis gehört. Bei der Auswahl der Messe sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Auf welcher Veranstaltung treffe ich meine Zielgruppe?
Passt diese Veranstaltung zu meinem Unternehmen sowie zu meinen Produkten oder Dienstleistungen?
Wird die Messe zu einem optimalen Zeitpunkt organisiert?
Werde ich mit meinen Produkten oder Dienstleistungen bis zum Messezeitpunkt Marktreife erlangen? Oder sollte ich besser auf eine spätere Messe ausweichen?

Nun gilt es, die richtige Messe zu finden. Hierbei kann zunächst eine Google-Suche helfen, die etwa die Frage „Welche Messen finden in Deutschland statt?“ beinhaltet. Nach ein paar kleinen Recherchen wird man hier schnell fündig. Eine gute Informationsquelle ist darüber hinaus die Seite www.messeinfo.de. Dort lässt sich ein großer Kalender mit allen wichtigen Messen finden.

Sich genauer über die Messe informieren

Wenn ein, zwei oder drei Messen Ihr Interesse geweckt haben, eventuell das richtige Forum für Ihren Messeauftritt zu sein, dann sollten Sie sich über die Veranstaltungen im einzelnen genauer informieren. Hilfreiche Informationen bieten die Internetauftritte der Messe. Bei ganz genauen Fragen lassen sich die Veranstalter in der Regel auch per Telefon oder E-Mail kontaktieren. Haben Sie sich für eine Messe entschieden, müssen Sie sich über die Kosten für die Standmiete informieren und einen Platz verbindlich buchen.

Lieber ins Ausland gehen?

Oft kann es sein, dass trotz der großen Messevielfalt in Deutschland nicht das passende Angebot für Sie dabei ist. Dies kann daran liegen, dass Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu speziell sind oder Sie das Gefühl haben, nicht die richtige Zielgruppe erreichen zu können. Wer in Deutschland nicht fündig wird, der sollte in jedem Fall den europäischen oder den weltweiten Messemarkt überprüfen. Viele wichtige Leitmessen finden etwa in Italien, Frankreich oder in den USA statt.

Die richtige Strategie für den Messeauftritt entwickeln

Ist die richtige Messe gefunden und dort ein Ausstellungsplatz gebucht worden, geht es darum die Planung in eine genaue Strategie umzuwandeln. Erstellen Sie zunächst einen Zeitplan, in dem Sie festlegen, welche Dinge bis zu welchem Datum erledigt sein müssen. Überlegen Sie sich genau, wie viel Personal Sie brauchen. Können Sie dieses aus den eigenen Reihen Ihres Unternehmens rekrutieren oder müssen Sie auf externe Fachkräfte setzen? Überlegen Sie sich genau, was Sie auf der Messe präsentieren möchten und in welcher Form. Wie soll der Messestand aussehen? Welche Technik benötigen Sie? Wie wollen Sie Logos und eventuelle Brands präsentieren? Welche Materialien möchten Sie Ihren Kunden mitgeben? Handouts? CD-Roms oder USB-Sticks? Soll es kleine Geschenke für die Messebesucher geben, die ihre Firma oder Marke repräsentieren? Auf all diese Aufgaben und Fragen müssen Sie eine Antwort finden, und die einzelnen Anforderungen Stück für Stück abarbeiten.

Kalkulieren Sie Ihr Budget

Ganz wichtig bei der Entwicklung der Strategie ist, das Budget zu kalkulieren. Machen Sie eine Aufstellung mit allen Kostenfaktoren und versuchen Sie so exakt wie möglich zu planen. Da meistens aber doch noch etwas Unvorhergesehenes passiert, sollten Sie in jedem Fall einen finanziellen Puffer bereitstellen.

Einen Profi engagieren

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie diese Aufgaben nicht selbst oder mit Ihren eigenen Mitarbeitern alleine erledigen können, weil Ihnen die Zeit oder die Erfahrung fehlt, dann können Sie auch Firmen buchen, die sich auf die Organisation von Messeauftritten spezialisiert haben. Dies können spezielle Veranstaltungsagenturen oder auch Unternehmensberatungen sein. Auch hier hilft Ihnen eine Suchmaschinen-Recherche im Internet mit Sicherheit weiter. Empfehlenswert sind solche Messeberater in jedem Fall, weil sie einen Blick von außen mitbringen und eventuell mit guten Ideen, den Messeauftritt noch erfolgreicher werden lassen können.

Einen kompetenten Messebauer finden

Einer der wichtigsten Punkte ist in jedem Fall der Bau des Messestandes. Nur die wenigsten Unternehmen können einen solchen Stand im eigenen Betrieb entwickeln und konstruieren. Dafür gibt es aber eine Vielzahl an Unternehmen, die sich genau auf das Thema spezialisiert haben. Auch in Ihrer Nähe werden Sie garantiert fündig. Vereinbaren Sie mit drei, vier Anbietern einen unverbindlichen Kennenlerntermin, um mit den Dienstleistern ausführlich über Ihre Vorstellungen zu sprechen. Holen Sie sich in jedem Fall verschiedene Angebote ein, denn die Preisvorstellungen können ganz schön schwanken. Natürlich wünschen Sie sich einen professionellen Partner, aber Sie müssen auch nicht unnötiges Geld ausgeben.

Kümmern Sie sich um die Logistik

Sind der Messestand und die Personalplanung auf den Weg gebracht, müssen Sie sich um die Logistik kümmern. Schließlich muss Ihr Messestand zum Ausstellungsort gelangen. Wenn Sie einen Messebauer beauftragt haben, wird dieser in aller Regel den Stand für Sie auch zum Messeort transportieren und dort auf- und am Ende auch wieder abbauen. Haben Sie Ihren Stand in Eigenregie organisiert, brauchen Sie in jedem Fall einen geeigneten Transporter sowie Auf- und Abbauhelfer.

Buchen Sie die Unterkünfte

Wenn in einer Stadt Messe ist, dann sind nicht selten die Hotelkapazitäten ausgebucht. Daher sollten Sie sich rechtzeitig darum bemühen, Unterkünfte für sich und Ihre Mitarbeiter zu reservieren.

Wenige Tage vor der Messe sollten Sie sich noch einmal genau überlegen, wie Sie auf der Messe Ihre potentielle Kundschaft ansprechen können. Welche Produkte wollen Sie wie zeigen? Macht ein Ablaufplan Sinn? Wie möchten Sie an die Kontaktdaten der Interessenten kommen? Sprechen Sie in jedem Fall mit allen Ihren Mitarbeitern, die auf der Messe für Sie arbeiten sollen, und sagen Sie Ihnen genau, was Sie von diesen erwarten. Gleiches sollte in jedem Fall auch mit den externen Kräften geschehen.

Das Wichtigste auf einen Blick:

An dieser Stelle haben wir noch einmal alle wichtigen Punkte für den ersten Messeauftritt in aller Kürze aufgelistet:

Definieren Sie Ihre Messeziele genau
Suchen Sie sich die richtige Messe aus
Entwickeln Sie ein ausführliches Messekonzept und holen Sie alle Beteiligten regelmäßig ins Boot
Holen Sie sich externe Hilfe von Profis
Beauftragen Sie einen professionellen Messebauer
Kümmern Sie rechtzeitig um die Logistik und um die Hotelbuchungen
Bereiten Sie sich kurz vor der Messe auf den Auftritt vor und briefen Sie Ihr Personal