Ob die eigene Messebeteiligung erfolgreich war, zeigt sich hauptsächlich daran, ob die selbst gesetzten Ziele umgesetzt werden konnten. Die einfachste Methode der Erfolgskontrolle wäre die Aufrechnung der gesamten Kosten für den Messeauftritt gegen die der Messe direkt zuzuordnenden Umsätze – auch langfristige – durch Produktverkäufe oder Dienstleistungen. Allerdings gibt es eine Menge Messeziele, die sich nicht sofort in Euro ummünzen lassen.
Inhaltsverzeichnis
Kontakte als wichtigste Erfolgskontrolle
Tatsächlich stand „Aufträge generieren“ laut statista bei ihrer letzten Erhebung 2016 gar nicht an oberster Stelle der Messeziele. Als wichtiger wurden demnach von deutschen Ausstellern „Neukundengewinnung“ und „Stammkundenpflege“ angegeben. Die persönlichen Kontakte, die man von Mensch zu Mensch knüpfen kann, gehören zu den wichtigsten Chancen, die Sie auf einer real stattfindenden Messe haben. Dort kommen Sie locker ins Gespräch und treffen Leute, die Sie sonst vielleicht nicht erreicht hätte. Dort können Sie Informationen weitergeben oder verteilen, Ideen vorstellen, inspirieren sowie komplexe Produkte erklären, in die Hand geben oder besser noch ausprobieren lassen.
Messebesuche sind vielschichtig: Zur Pflege bekannter Kunden kommt die Gewinnung potenzieller Neukunden, aber auch die Reaktivierung alter Kunden. Darüber hinaus lassen sich neue Geschäftspartner finden und möglicherweise auch neue Mitarbeiter. Nicht zu vernachlässigen sind die Pressevertreter, die den Bekanntheitsgrad Ihrer Firma, Marken, Produkte oder Dienstleistungen durch ihre Berichterstattung in den diversen Medien steigern können.
Liste der häufigsten Messeziele
- Neukundengewinnung
- Stammkundenpflege
- Bekanntheit steigern
- Präsentation neuer Produkte /Leistungen/Services; Trends bedienen
- Image des Unternehmens oder seiner Marken aufbauen oder verbessern
- Verkaufs- bzw. Vertragsabschlüsse während und nach der Messe
- Erschließung neuer Märkte
- Gewinnung neuer Kooperationspartner
- Aufbau neuer Vertriebswege
- Marktforschung: Kundenverhalten, Trends, Akzeptanz
- Marktinformation: Wettbewerbsvergleich, Ideen finden, Infos zur Preispolitik, Who is who
- Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Medien
- Gewinnung neuer Mitarbeiter
Quelle: statista
Erfolgskontrolle durch erfasste Leads auf der Messe
Um die Übersicht zu behalten, wer an Ihrem Messestand war, was er wollte und wer mit ihm gesprochen hat, ist es sinnvoll, sich zu jeder Visitenkarte Notizen zu machen. Am besten verwenden Sie dafür ein bereits vor der Messe erstelltes Formblatt mit den für die unterschiedlichen Abteilungen Ihrer Firma wichtigsten Punkten. Meist sind das Name, Position, Firma, Kontaktdaten, Anliegen, Dringlichkeit, Gesprächspartner. Schneller geht die Erfassung dieser Daten – das Marketing verwendet dafür den Begriff „Leads“ – digital. Mit digitalen Leadbögen auf Tablets lassen sich diese Daten schnell und präzise schon während des Messegesprächs erfassen und ohne Zeitverlust zielgerichtet direkt zur Erfolgskontrolle und Weiterbearbeitung weiterleiten.
Eine gern genutzte Möglichkeit ist es, mit einer speziellen App die Visitenkarte abzufotografieren und dann die Daten gleich in die Kundendatenbank einzuspeisen. Zurück im Büro gilt es nämlich bei der handschriftlichen Erfassung, möglichst zügig alle Kontakte zu sichten und zu erfassen, mit Ihren Daten abzugleichen und die Art und Qualität des Kontakts zu gewichten (A-Kunden, B-Kunden, C-Kunden).
Prüfen Sie auch, ob Sie Ihre vorher definierten Zielkunden erreicht haben! Die Daten sollten dann einem Ansprechpartner in Ihrer Firma zugeordnet werden. Dieser Zeitaufwand entfällt, wenn Sie diese „Leads“ digital zur Erfolgskontrolle heranziehen können. Ungeschrieben existiert eine zwei-Wochen-Regel, nach der Sie eine Antwort geben sollten, denn zeitnahe Kontaktaufnahme signalisiert Zuverlässigkeit. Bedanken Sie sich bei allen, die an Ihrem Messestand waren. Wer eingeladen war, aber nicht Ihren Messestand besucht hat, den sollten Sie auch kontaktieren: Berichten Sie ihm einfach knapp von Ihrem Messeerfolg, etwa: „Haben Neuprodukt XY vorgestellt… Wollen auch Sie mehr wissen…?“
Analysetool Fragebogen
Ein zweites wichtiges Tool zur Erfolgskontrolle ist ein Fragebogen für Ihre Besucher: Den können Sie zuvor mit den Ankündigungen Ihrer Messebeteiligung bzw. den Einladungen verschicken und am Messestand auslegen. Typische Fragen sind beispielsweise: Welche Position haben Sie? Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden? Warum besuchen Sie die Messe/unseren Messestand? Wie möchten Sie kontaktiert werden?
Aus den Antworten aus den Besucherfragebögen – nicht enttäuscht sein, meist ist der Rücklauf gering – können Sie Schlüsse ziehen, welcher Typ Ihrer Werbung und welche Art der Kontaktaufnahme zielführend war und das beim nächsten Mal forcieren: Waren es beispielsweise die Hinweise auf der Homepage, im Newsletter oder auf den Social-Media-Kanälen? Wurden Links aufgerufen oder auf Preisausschreiben geantwortet? Haben die Messebesucher Ihre Beteiligung an einer Messeshow, in einem Rahmenprogramm oder bei einem Messeaward bemerkt?
Checkliste Erfolgskontrolle:
Planung und Reflektion
Die Sinnfrage, ob sich der Messeauftritt gelohnt hat, ist einfacher zu beantworten, wenn Sie schon im Vorfeld eindeutige Messeziele formuliert haben, denn alles werden Sie kaum umsetzen können. Ein klares Messethema hilft auch bei der Gestaltung des Messestands bezüglich Stil und Farbe, Botschaften und Werbemitteln. Sammeln Sie zuvor die Anliegen Ihrer Firmenabteilungen, sondieren Sie, was fruchtbar umzusetzen sein könnte. Stellen Sie ein Messeteam zusammen, dass sich um das große Ganze, aber auch um die vielen Kleinigkeiten kümmert, damit alles reibungslos funktioniert. Schließlich ist eine Messevorbereitung zeitintensiv und sollte nicht „nebenbei“ gemacht werden. Außerdem brauchen alle Beteiligten einen Ansprechpartner, der die Fäden zusammenhält. Vergessen Sie nicht, bei den Kosten, nicht nur die Standmiete, die Messemöbel, die Messeausstattung, die Kosten für die Werbung und die Transportkosten zu berücksichtigen, sondern denken Sie auch an die Löhne für das Standpersonal sowie den Zeitaufwand für das eigene Personal und die Kosten für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung.
Fazit
Eine Messe ist ein Branchentreffen, wo Sie brandaktuelle Tendenzen aus der Branche mitkriegen: Was sind die aktuellen Trends? Wohin geht der Weg? Was macht mein Mitbewerber? Wo könnte neuer Wettbewerb erwachsen? Was bewegt sich im Personalkarussell? Hier können Sie neue Ideen finden, die Bedeutung neuer Technologien testen, Preispolitik beobachten und anders mehr.
Das geht in gewisser Weise auch, wenn Sie selbst einfach als Messebesucher hingehen. Aber nur als Aussteller haben Sie beste Voraussetzungen für persönliche Kontakte zu potenziellen und treuen Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen. Nur dann können Sie Messebesuchern schwer erklärbare Produkte auf einfachste Weise nahebringen, die Bekanntheit Ihrer Firma steigern, neue Marken launchen, an Ihrem Image feilen, Position zum aktuellen Hype rund um Nachhaltigkeit beziehen und so weiter. Das ist alles schwerlich zu messen, aber auch die Summe der gesammelten Informationen von Kunden, aus der Branche und von Ihrem Team kann es sogar aufwiegen, wenn das Kosten-Umsatz-Verhältnis nicht sofort sichtbar stimmt, sondern sich das Nachmessegeschäft hinzieht. Gute Argumente, warum ein Messeauftritt für Sie lohnenswert ist, lesen Sie auch in unserem Blog „Warum sich ein Messeauftritt lohnt„. Darüber hinaus erläutert unser Blog „Was kostet ein Messeauftritt“ mit welchen Kosten Sie bei einer Messebeteiligung kalkulieren müssen. Setzen Sie ein Zeichen für Ihr Unternehmen durch Ihre Messebeteiligung!
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